Een collega gaat trouwen of scheiden, hoe pas ik de naam aan?

Soms is het nodig om de naam en gebruikersnaam van een account aan te passen. Bijvoorbeeld omdat iemand gaat trouwen of scheiden. In dit artikel wordt uitgelegd hoe je de wijzigingen kan maken.

Er zijn twee verschillende mogelijkheden; het account kan handmatig in Basishub zijn aangemaakt of het account kan aangemaakt zijn door een externe bron. In de praktijk zullen de meeste accounts aangemaakt zijn door een externe bron. Dit kan een leerlingadministratiesysteem (LAS) of een HR-systeem zijn. Beide situaties worden uitgelegd.

Hoe controleer ik of het account afkomstig is uit een externe bron?

Open Basishub.
Zoek bij gebruikers het account dat je wil bewerken en klik op de naam.
Wanneer het account niet afkomstig is uit een externe bron dan zijn alle velden te bewerken. Maak de wijzigingen en sla dit op.
Bij een account afkomstig uit een externe bron zijn sommige velden grijs gemaakt, deze zijn niet te bewerken. Ook zie je de volgende melding:

De velden naam, tussenvoegsel en achternaam worden geïmporteerd uit de externe bron. Is een account gekoppeld aan twee bronnen, dus een LAS en een HR-systeem dan neemt Basishub de gegevens uit het HR-systeem over. Wil je een wijziging doen aan een van deze velden, dan maak je de wijziging in de externe bron(nen). Een dag later zal de wijziging doorgevoerd zijn.

Voor de gebruikersnaam zijn er twee mogelijkheden:

De gebruikersnaam wordt automatisch gegenereerd wanneer een account wordt aangemaakt. Hierna zal deze niet meer aangepast worden door een wijziging in een externe bron. De gebruikersnaam moet in dit geval altijd handmatig aangepast worden. Stem het wijzigen van een gebruikersnaam altijd af met de eigenaar van het account. Zodra de gebruikersnaam is aangepast is het niet meer mogelijk om met de oude gebruikersnaam in te loggen.
De gebruikersnaam wordt geïmporteerd uit het HR-systeem op basis van het werk-e-mailadres in dit HR-systeem. Je kan het werk-e-mailadres wijzigen in het HR-systeem en de volgende dag zal de wijziging zijn doorgevoerd. Zorg dat de gebruiker weet dat hij/zij vanaf dan niet meer met de oude gebruikersnaam kan inloggen.

In de meeste gevallen zal de gebruikersnaam ook doorgegeven worden naar Google en/of Microsoft. De gebruikersnaam wordt dan ook het e-mailadres. Wanneer je de gebruikersnaam aanpast, zal de oude gebruikersnaam als alias gekoppeld blijven aan het account. Mails die worden verstuurd naar het oude e-mailadres zullen dus gewoon aankomen.

Het veld E-mailadres wordt bij een gebruiker afkomstig uit een externe bron, uit deze bron geïmporteerd. In veel gevallen maakt Basishub automatisch een e-mailadres voor gebruikers aan in Microsoft 365 of Google. Dit gebeurt op basis van de gebruikersnaam en niet op basis van wat er in het veld e-mailadres vermeld staat.