Basishub koppeling met HR2Day
Niet alle medewerkers op een school zijn groepsleerkracht. Alleen gebruikers die als leerkracht aan een groep in het LAS zijn gekoppeld zullen via de Basispoort-koppeling automatisch een account krijgen. Daarom is het mogelijk om Basishub aan je HR-systeem te koppelen. Nu kunnen alle medewerkers automatisch een account krijgen.
De informatie in dit artikel geeft een globale uitleg van de werking van de koppeling. Er zijn instellingen en processen die bij jouw school of stichting kunnen afwijken van de informatie in dit artikel.
In dit artikel:
Welke gegevens worden gesynchroniseerd?
Medewerkersgegevens uit HR2Day (Employee rest service)
Onderstaande tabel is een inventarisatie van de gegevens (velden) die doorgestuurd worden naar MOO en/of Microsoft 365.
| Hr2Day | MOO | Microsoft 365 | Opmerking |
|---|---|---|---|
| DepartmentToday | X | X | Dit is de primaire organisatie van de gebruiker. |
| Id | X | Dit wordt gebruikt als uniek identificatienummer van betreffende medewerker en wordt aan de achterkant gekoppeld aan een MOO-gebruiker. | |
| Prefix | X | X | Tussenvoegsel, horende bij de achternaam van de medewerker. |
| Nickname | X | X | Voornaam van de medewerker |
| Surname | X | X | Achternaam van de medewerker |
| EmailWork | X | Wordt gebruikt voor ons Servicesysteem. Optioneel kan geconfigureerd worden dat dit de gebruikersnaam van het account wordt. | |
| JobToday | X | X | Primaire aanstelling van de gebruiker. In MOO is dit je functie. |
| HireDate | X | X | Wanneer verstreken wordt de gebruiker automatisch aangemaakt in MOO en Microsoft 365 |
| TerminationDate | X | X | Wanneer verstreken wordt de gebruiker automatisch soft-deleted in MOO. Dit betekend dat de gebruiker niet meer in kan loggen in MOO en andere koppelingen zoals Microsoft 365, Google etc. In Microsoft 365 krijgt de gebruiker de melding “Aanmelden geblokkeerd“. |
Het wisselen van primaire organisatie wordt niet automatisch doorgevoerd in MOO. Wanneer een gebruiker wisselt van primaire organisatie, zal deze door een bovenschools ICT-coördinator handmatig in Basishub gewisseld moeten worden.
Extra velden
Onze koppeling maakt gebruik van de volgende velden om de juiste tussenvoegsels en achternaam te kiezen voor de medewerker op basis van wat er qua Naamopmaak ingesteld is bij de medewerker in HR2Day.
- hr2d__NameFormat__c
- hr2d__PrefixPartner__c
- hr2d__SurnamePartner__c
Deze velden moeten expliciet aangeboden worden door de API. Dit is in te stellen bij HR2Day. Mocht een extern bureau de personeeladministratie bij jouw school/stichting doen, dan kunnen ze zelf de velden activeren. Mocht jouw school/stichting een rechtstreekse klant zijn van HR2Day, dan kan je hiervoor een aanvraag doen bij HR2Day.
Arbeidsrelatie (Arbeidsrelatie rest service)
Onderstaande tabel is een inventarisatie van de gegevens (velden) die gebruikt worden door MOO. Op basis van de arbeidsrelaties van een gebruiker bepalen we aan welke aanvullende organisaties (secundaire aanstellingen) de gebruiker in MOO moet worden toegevoegd. Dit kunnen er 0, één of meerdere zijn.
| HR2Day | MOO | Opmerking |
|---|---|---|
| hr2d__Employee__c | X | Het unieke identificatienummer van de medewerker om aan de arbeidsrelatie aan de achterkant te kunnen linken aan de medewerker. |
| hr2d__Department__c | X | De aanvullende organisatie/secundaire aanstelling. |
| hr2d__Geldig_van__c | X | Datum vanaf wanneer deze aanvullende arbeidsrelatie geldt. |
| hr2d__Geldig_tot__c | X | Datum tot wanneer deze aanvullende arbeidsrelatie geldt. |
Werktijdfactor-component (Wtf rest service)
Onderstaand tabel is een inventarisatie van de gegevens (velden) van het werktijdfactor-component die gebruikt worden door MOO. Naast employees en arbeidsrelaties maakt MOO ook gebruik van looncomponenten om de juiste gebruikers en groepen vanuit het importbestand te koppelen aan MOO-gebruikers.
Looncomponent (onderdeel van werktijdsfactor-component)
| HR2Day | MOO | Opmerking |
|---|---|---|
| hr2d__Department__c | X | De aanvullende organisatie/secundaire aanstelling. |
| hr2d__Geldig_van__c | X | Datum vanaf wanneer deze aanvullende arbeidsrelatie geldt. |
| hr2d__Geldig_tot__c | X | Datum tot wanneer deze aanvullende arbeidsrelatie geldt. |
| hr2d__Arbeidsrelatie__r | X | De arbeidsrelatie met betreffende medewerker die gelinked kan worden aan de MOO-gebruiker |
Werk e-mail als loginnaam
Het is mogelijk om bij de implementatie in te laten stellen dat voor medewerkers de gebruikersnaam in MOO wordt ingesteld gelijk aan het veld EmailWork (werk e-mail) in HR2Day. Je kan deze instelling niet zelf maken, dat doet Cloudwise voor je. Als je deze instelling wilt gebruiken moet het ingevulde werk e-mailadres hetzelfde domein hebben als het domein van MOO.
Staat er in HR2Day niets ingevuld in het veld werk e-mail dan zal de gebruiker aangemaakt worden volgens het gebruikersnaamformat dat in MOO staat ingesteld.
Staat er in HR2Day een domein ingevuld dat niet staat ingesteld in MOO dan zal de gebruiker niet aangemaakt kunnen worden.
Omgaan met wijzigingen
In de instellingen van de HR2Day importer worden de departementen in HR2Day gematched aan de verschillende MOO omgevingen van de stichting. Zo staat bijvoorbeeld ingesteld dat Departement 99YY De Saffier OOP in HR2Day gekoppeld moet worden aan de MOO omgeving van OBS de Saffier. Je kan deze matching niet zelf aanpassen bij de HR2Day koppeling. Als er een nieuw departement in HR2Day wordt aangemaakt zal er contact opgenomen moeten worden met onze helpdesk. Geef aan bij welke MOO omgeving het nieuwe departement hoort en onze servicedesk maakt de matching voor je.
Als het nieuwe departement niet gekoppeld is zullen gebruikers die aangemaakt worden op dit departement niet in MOO aangemaakt kunnen worden. Bestaande gebruikers die enkel naar een departement worden verplaatst dat niet gekoppeld is in MOO, zullen verwijderd worden.
Ook staat er in de importer per MOO omgeving ingesteld welke functie in HR2Day gekoppeld is aan welke MOO functie.
Veelgestelde vragen
| Vraag | Antwoord |
|---|---|
| Welke velden (persoonsgegevens) worden gebruikt vanuit HR2DAY voor het aanmaken van een gebruiker in MOO | 38 => hr2d__Nickname__c 42 => hr2d__Prefix__c 47 => hr2d__Surname__c 18 => hr2d__EmailWork__c |
| De HR2day import verwijdert iedere nacht een gebruiker die alleen uit basispoort/Som2day komt / handmatig aangemaakt is. | Het personeelsnummer van HR2DAy wordt gebruikt als extrern ID en gekoppeld aan de MOO gebruiker. Deze koppeling blijft bestaan, ook al wordt de gebruiker verwijderd uit HR2DAY. Indien het MOO account uit “verwijderde gebruikers” wordt gehaald, blijft dit voor HR2Day import nog steeds dezelfde gebruiker. Aangezien deze niet meer voorkomt in de import, zal deze door de importer worden verwijderd. |
| De gebruiker wordt niet geïmporteerd of gematcht op het bestuurskantoor. Wat kan er aan de hand zijn? | De koppeling aldaar staat uit, de klant zou de accounts zelf matchen. |
| Als een personeelslid een andere aanstelling krijgt, krijgt deze ook een ander personeelsnummer, gaat dit automatisch goed? | Het personeelslid krijgt dan ook een ander MOO account, de gebruiker moet opnieuw gematcht worden. |
| Welke gegevens worden gebruikt van Leerlingen? | Geen: Leerlingen staan niet in een HR systeem. |
| We gaan overstappen naar een andere partij die voor ons HR2Day gaat beheren. Gaat dit automatisch goed? | Nee, het kan zijn dat de ID's van gebruikers wijzigen. Neem eerst contact met ons op. |