Privé-e-mailadres gebruiken voor onboarding

Wanneer een nieuwe medewerker in dienst komt wil je natuurlijk dat deze collega zo snel en makkelijk mogelijk aan de gang kan. Wanneer Visma of HR2Day als HR-systeem aan Basishub is gekoppeld kan je gebruik maken van de privé-emailadressen van nieuwe medewerkers voor het versturen van het startwachtwoord.

Om gebruik te kunnen maken van deze functie, moet je deze eerst aanzetten. Dit kan alleen een bovenschools ICT-coördinator doen.

• Open Basishub.
• Ga naar Bovenschools Beheer.
• Open het tabblad Instellingen.
• Zet het vinkje bij Privé-e-mailadres gebruiken voor onboarding aan.
• Sla op.

Op de gebruikerskaart van medewerkers wordt nu een extra veld privé-e-mailadres toegevoegd. Dit veld wordt automatisch gevuld voor gebruikers met een koppeling met Visma of HR2Day waarbij het privé-e-mailadres is ingevuld in dit HR-systeem.

Wanneer wordt er een e-mail verstuurd?

• Er wordt alleen een e-mail verstuurd op het moment dat de gebruiker voor het eerst wordt aangemaakt in Basishub.
• Er wordt een e-mail verstuurd wanneer een gebruiker aangemaakt wordt door de HR-importer én het privé-e-mailadres is ingevuld in het HR-systeem.
• Er wordt een e-mail verstuurd wanneer een gebruiker handmatig wordt aangemaakt in Basishub én het veld privé-e-mailadres wordt ingevuld.

Wanneer wordt er geen e-mail verstuurd?

• Er wordt geen e-mail verstuurd wanneer het privé-e-mailadres wordt ingevuld bij een reeds bestaande gebruiker.
• Er wordt geen e-mail verstuurd wanneer er al een privé-e-mailadres was ingevuld en deze wordt gewijzigd. Bijvoorbeeld omdat er een fout gemaakt is in het e-mailadres die later aangepast wordt.

Eerste keer inloggen

In de onboardingsmail die de nieuwe medewerker krijgt staat de gebruikersnaam, het tijdelijke wachtwoord en een korte uitleg. De eerste keer dat er ingelogd wordt op het account moet er via een browser ingelogd worden bij MOO. Je kan dus niet direct inloggen bij Windows op een schoolcomputer. Bij de eerste keer inloggen moet de gebruiker verplicht het wachtwoord wijzigen.

Extra informatie

• Je kan het privé-e-mailadres niet gebruiken om je wachtwoord te resetten als je jouw wachtwoord bent vergeten. Voor de wachtwoord vergeten functionaliteit dienen gebruikers zelf een herstel-e-mailadres op te geven.
• Deze functionaliteit maakt niet gebruik van het startwachtwoord zoals bij Instellingen - Wachtwoordbeleid is opgegeven. Elke gebruiker krijgt een uniek, willekeurig, sterk wachtwoord.
• Gebruikers moeten bij de eerste keer inloggen verplicht een nieuw wachtwoord instellen.
• Deze functionaliteit werkt zowel bij MOO als Azure als IDP.
• Deze functionaliteit kan alleen voor de hele stichting worden ingesteld. Je kan niet per school dit aan of uit zetten.