Werken met functiegroepen
Een medewerker kan op school meerdere functies hebben. Op basis van je functie kan je rechten krijgen in de Microsoft omgeving. Daarom kan een account in MOO ook meerdere functies tegelijk hebben. Dit wordt ingericht door middel van functiegroepen.
In dit artikel:
Een gebruiker aan een functiegroep koppelen
Het verschil tussen functiegroepen en personeelsgroepen
Het verschil ten opzichte van de oude situatie met rollen
Een functiegroep maken
Is er een directe koppeling met ParnasSys? Dan kunnen functiegroepen inclusief leden direct overgenomen worden. Hoe je dit instelt lees je bij: Functiegroepen koppelen. Je kan altijd handmatig functiegroepen toevoegen.
- Kies in het menu van Basishub voor groepen.
- Klik op + Nieuwe groep.
Selecteer bij Groepstype Functiegroep.
Selecteer groepstype functiegroep - Geef de functiegroep een naam, bijvoorbeeld leerkrachten.
Vul de functienaam in, dit is de naam van de functie die iemand in deze functiegroep heeft, bijvoorbeeld: leerkracht.
De rol ICT-coördinator kan hier niet aangemaakt worden. Dit is een gereserveerde naam.
Groeps- en functienaam invullen - Eventueel kan je een groepsafbeelding uploaden.
Zodra je de groepsnaam en functienaam hebt ingevuld kan je met de knop + Gebruikers toevoegen leden toevoegen aan de functiegroep.
Gebruikers toevoegen
Functiegroepen koppelen
Is er een directe koppeling met ParnasSys dan kunnen functiegroepen inclusief leden direct overgenomen worden. Is deze koppeling er niet dan kan je geen functiegroepen koppelen. Je kan de functiegroepen wel handmatig aanmaken en beheren. Wil je de koppeling tot stand laten brengen? Neem dan contact op met je accountmanager. Alleen een bovenschools ICT-coördinator kan deze instellingen maken.
- Kies in het menu van Basishub voor Importbronnen
- Klik op ParnasSys. Staat je LAS bij ‘niet gekoppeld’, dan kan je geen functiegroepen koppelen. Je kan de groepen handmatig aanmaken.
- Klik op Instellingen.
- Klik op Functies.
- Je ziet nu links de functies / rollen die in de importbron aanwezig zijn. Rechts staan de functiegroepen zoals deze in Basishub aanwezig zijn.
- Je kan functies / rollen van links naar rechts slepen om deze te koppelen aan de juiste functiegroep.
- Er kunnen meerdere functies / rollen aan één functiegroep gekoppeld zijn.
Een gebruiker aan een functiegroep koppelen
Je kan gebruikers op twee manieren koppelen aan een functiegroep. Beide manieren worden hier uitgelegd.
Methode 1
- Kies in het menu van Basishub voor groepen.
Klik op het tabblad Functiegroepen.
Tabblad functiegroepen - Klik op de functiegroep waar je de gebruiker aan wilt koppelen.
Klik op + Gebruikers toevoegen.
Gebruikers toevoegen Controleer dat het schuifje bij Toon alleen toegevoegde gebruikers op Uit staat.
Zorg dat het schuifje op uit staat om gebruikers toe te voegen - Zoek de gebruiker(s) die je wil toevoegen. Je kan hiervoor de zoekfunctie gebruiken.
- Vink de gebruikers aan.
- Bevestig door op de Opslaan knop te klikken.
Methode 2:
- Ga in Basishub naar Gebruikers.
- Zoek de gebruiker die je aan een functiegroep wilt koppelen en klik deze aan.
Bij de gebruikersgegevens zie je het veld Functie(s).
Functie(s) Klik op het pijltje aan de rechterkant om dit menu open te klappen.
Functies koppelen - Selecteer de functie(s) die je toe wilt voegen.
Je kan ook functies verwijderen door op het kruisje bij een functie te klikken.
Een medewerker moet altijd minimaal 1 functie hebben. Heb je alle functies bij een gebruiker verwijderd dan kan je niet opslaan.
Leerlingen hebben geen functie. Bij leerlingen zal je dus geen functieveld zien.
Wanneer functies uit een externe bron geïmporteerd zijn kan je deze in Basishub niet verwijderen.
Een functiegroep verwijderen
Een functiegroep die door de importer is geïmporteerd kan je in Basishub niet verwijderen. Personen die door de importer aan een functiegroep zijn gekoppeld kan je niet uit deze functiegroep verwijderen. Dit zal je allemaal in de bron moeten uitvoeren.
Bovenschoolse functiegroepen kunnen alleen door een bovenschools ICT-coördinator verwijderd worden.
Een functiegroep kan pas verwijderd worden, als deze geen leden meer heeft. Verwijder dus eerst alle leden uit de functiegroep en verwijder dan de groep.
Bovenschoolse functiegroepen
Een bovenschools ICT-coördinator kan bovenschoolse functiegroepen maken. Dit zijn functiegroepen die op alle scholen aanwezig zijn. Een school-ICT’er kan gebruikers aan de groep toevoegen en verwijderen tenzij dit door een import vergrendeld is. Een school-ICT’er kan de groep niet bewerken of verwijderen.
- Kies in het menu van Basishub voor Bovenschoolsbeheer.
Klik op het tabblad Functiegroepen.
Tabblad functiegroepen - Klik op + Groep toevoegen.
- Geef de functiegroep een naam, bijvoorbeeld leerkrachten.
- Vul de functienaam in, dit is de naam van de functie die iemand in deze functiegroep heeft, bijvoorbeeld: leerkracht.
- Eventueel kan je een groepsafbeelding uploaden.
De rol ICT-coördinator kan hier niet aangemaakt worden. Dit is een gereserveerde naam.
Wanneer je een Bovenschoolse functiegroep aanmaakt en er is al een functiegroep op één of meerdere scholen met dezelfde naam, dan wordt deze school-functiegroep gekoppeld aan de bovenschoolse functiegroep en zullen de leden die aan die school-functiegroepen gekoppeld zijn aan de bovenschoolse groep gekoppeld zijn.
Het verschil tussen functiegroepen en personeelsgroepen
- Een functiegroep kan uit een externe bron geïmporteerd worden. Een personeelsgroep wordt altijd handmatig aangemaakt.
- Functiegroepen kunnen bovenschools worden ingesteld waardoor een functiegroep op elke school van de stichting bestaat. Dit kan niet met personeelsgroepen.
Het verschil ten opzichte van de oude situatie met rollen
- Een medewerker kon per organisatie slechts één rol hebben. Door middel van functiegroepen kan een gebruiker meerdere functies in dezelfde organisatie hebben.
- Een rol werd in Basishub niet als groep gezien maar kon wel als groep naar Microsoft 365 worden doorgegeven. Als er ook handmatig een personeelsgroep met dezelfde naam was aangemaakt konden er twee groepen met dezelfde naam aanwezig zijn in Microsoft 365. Met functiegroepen heb je voor een functie één groep die naar Microsoft 365 wordt geprovisioned.
- Maak je geen gebruik van een HR-koppeling dan kon je zelf geen rollen aanmaken, je kon alleen de standaardrollen gebruiken. Functiegroepen kan je zelf aanmaken en bewerken.
- Maak je wel gebruik van een HR-koppeling dan kon je wel gebruik maken van eigen rollen maar kon je deze zelf niet aanmaken, bewerken of verwijderen. Dat kan met de functiegroepen wel.