Veel gestelde vragen AFAS-importer
Een koppeling tussen AFAS en COOL is heel handig. Het scheelt een heleboel dubbele administratie. Maar soms doet de importer dingen die je misschien niet verwacht of niet wilt. Het kan dan lastig zijn om te achterhalen wat er verkeerd gegaan is. Dit artikel geeft een overzicht van de meest voorkomende vragen over de AFAS importer.
De informatie in dit artikel geeft een globale uitleg van de werking van de koppeling. Er zijn instellingen en processen die bij jouw school of stichting kunnen afwijken van de informatie in dit artikel.
Een gebruiker wordt niet geïmporteerd terwijl deze wel in AFAS staat.
Een gebruiker wordt iedere ochtend verwijderd terwijl deze wel in AFAS staat.
Wat gebeurt er als een medewerker in AFAS een nieuwe organisatorische eenheid krijgt toegewezen?
Een gebruiker wordt niet geïmporteerd terwijl deze wel in AFAS staat.
Er kunnen meerdere oorzaken zijn waardoor een gebruiker niet wordt geïmporteerd. Hieronder lees je wat je kan controleren.
Niet alle verplichte velden zijn ingevuld.
De volgende velden zijn verplicht voor een succesvolle import:
AFAS |
Opmerking |
| Persoonsnummer / EmployeeId | Dit wordt gebruikt als uniek identificatienummer van de betreffende medewerker en wordt gekoppeld aan een COOL-gebruiker. Het is heel belangrijk dat dit nummer altijd hetzelfde blijft! |
| Roepnaam / FirstName | Roepnaam |
| Geboortenaam / BirthName | Achternaam |
| Voorvoegsel gebroortenaam / PrefixBirthName | Voorvoegsel achternaam |
| Voorvoegsel partner / PrefixPartner * | Voorvoegsel gehuwde naam |
| Geboortenaam partner / BirthNamePartner * | Gehuwde naam |
| Gebruikte achternaam / NameUse | Kan 0, 1, 2 of 3 zijn: 0: Eigen achternaam 1: Partner achternaam-Eigen achternaam 2: Partner achternaam 3: Eigen achternaam-Partner achternaam De importer bepaalt aan de hand van deze gegevens de correcte middel- en achternaam. Kortom: de samenstelling van de weergavenaam in COOL wordt bepaald aan de hand van de instelling van dit Nameuse veld in AFAS. De gebruikersnaam wordt vervolgens bepaald aan de hand van deze weergavenaam volgens het format dat gebruikt wordt in COOL. |
| Begindatum / EmploymentStart | Wanneer verstreken, wordt de gebruiker automatisch aangemaakt in COOL. |
| Einddatum / EmploymentEnd | Wanneer verstreken, wordt de gebruiker automatisch soft deleted in COOL. Dit betekent dat de gebruiker niet meer kan inloggen in COOL en andere koppelingen zoals Microsoft 365, Google, etc. In Microsoft 365 krijgt de gebruiker de melding “Aanmelden geblokkeerd“. |
| Organisatorische eenheid / OrgUnit | Dit is de primaire organisatie van de gebruiker. |
| Type functie / FunctionId | Dit wordt gebruikt om de interne en externe objecten aan elkaar te linken. |
| Functie omschrijving / FunctionDesc | Dit is de primaire aanstelling van de gebruiker, ook bekend als functie. Dit bepaalt aan welke functiegroep je gekoppeld wordt in COOL. |
| E-mail werk / Mail | Dit e-mailadres wordt automatisch doorgevoerd in de Online Servicedesk. Als je belt met Cloudwise en wij maken een ticket aan, dan word je via dit e-mailadres op de hoogte gehouden. Als de importer is geconfigureerd voor overnemen van dit e-mailadres, zal de importer dit e-mailadres als gebruikersnaam voor een nieuwe medewerker hanteren. |
| Prive-e-mailadres / PrivateEmail | Dit is het privé-emailadres van de gebruiker. Deze wordt gebruikt voor mail onboarding en wordt enkel opgeslagen indien de klant deze functie aan heeft staan. |
*niet verplicht, afhankelijk van waarde van veld NameUse.
In AFAS staan twee accounts voor dezelfde gebruiker.
Wanneer een persoon al in AFAS staat en er wordt voor deze persoon een tweede account aangemaakt in AFAS, dan zal er geen extra account worden aangemaakt in COOL. Het e-mailadres van gebruikers moet uniek zijn voor het aanmaken van een gebruiker in COOL.
Dit geldt ook als het eerste account van deze persoon in AFAS niet actief is en dus in COOL bij de verwijderde gebruikers staat.
Zorg altijd dat je wijzigingen toepast op de bestaande gebruiker in AFAS. Het verwijderen en opnieuw aanmaken van een gebruiker in AFAS zal problemen geven met de importer in COOL.
De indiensttredingsdatum (EmploymentStart) ligt in de toekomst of de uitdiensttredingsdatum (EmploymentEnd) in het verleden.
In AFAS wordt aangegeven wanneer een gebruiker in dienst treedt en kan aangegeven worden wanneer een gebruiker uit dienst treedt. Pas wanneer een gebruiker in dienst is, zal er een account aangemaakt worden. Is een gebruiker uit dienst, dan wordt het account verplaatst naar verwijderde gebruikers.
De gebruiker heeft niet een e-mailadres van de stichting.
Wanneer ingesteld staat dat het e-mailadres uit AFAS als gebruikersnaam in COOL ingesteld moet worden, kunnen alleen gebruikers met een correct e-mailadres van de stichting aangemaakt worden.
De gebruiker is gekoppeld aan een organisatorische eenheid (OE of OrgUnit) die niet bekend is in COOL.
In de instellingen van de AFAS-importer staat opgegeven welke organisatorische eenheid in AFAS gekoppeld moet worden aan welke COOL-omgeving. Als een gebruiker in AFAS gekoppeld is aan een organisatorische eenheid die nog niet gekoppeld is aan COOL, dan zal de gebruiker niet aangemaakt worden. Neem contact op met de servicedesk van Cloudwise wanneer je een nieuwe organisatorische eenheid maakt in AFAS en geef aan bij de COOL-omgeving bij welke school deze organisatorische eenheid hoort. Gaat er iets mis met de import van een gebruiker, geef dan ook altijd aan, aan welke organisatorische eenheid deze gebruiker gekoppeld is.
De gebruiker heeft een functie die niet bekend is in COOL Suite.
Functies in AFAS zijn gekoppeld aan functiegroepen in COOL. Wanneer een AFAS-functie niet gekoppeld is aan een functiegroep in COOL dan zal een gebruiker met die functie niet correct aangemaakt kunnen worden in COOL. Neem contact op met de servicedesk van Cloudwise wanneer je een nieuwe functie maakt in AFAS en geef aan bij de COOL-omgeving bij welke school deze functie hoort en aan welke functiegroep de functie gekoppeld mag worden.
Wanneer een functie gekoppeld is maar er op een later moment geen persoon meer is die deze functie heeft zal de functie ontkoppeld worden. Krijgt op een later moment een persoon deze functie wéér, dan zal deze opnieuw gekoppeld moeten worden. Neem hiervoor contact op met onze servicedesk.
Een gebruiker wordt iedere ochtend verwijderd terwijl deze wel in AFAS staat.
Ook voor dit gedrag kunnen meerdere oorzaken zijn.
Er is in AFAS een nieuw account voor een bestaande gebruiker gemaakt.
COOL identificeert gebruikers die uit AFAS worden geïmporteerd op basis van de AFAS employeeId. Het kan immers zo zijn dat er binnen een stichting twee mensen werken met dezelfde voor- en achternaam.
De AFAS-importer verwijdert gebruikers wanneer in AFAS bij het account met de bijbehorende employeeId het dienstverband verlopen is.
We kijken dus technisch niet naar de naam, maar naar de employeeId. Het kan zijn dat voor 1 van onderstaande situaties een nieuw account wordt aangemaakt in het bronsysteem.
- Een nieuwe functie.
- Een benoeming op een andere school.
- Een extra functie.
- Tijdelijke benoemingen.
- Verlenging van een benoeming op dezelfde school.
Zorg er altijd voor dat voor een gebruiker niet een nieuwe persoon met een nieuw employeeId wordt aangemaakt bij veranderingen, maar voer de veranderingen door op de bestaande persoon in AFAS.
De gebruiker is verplaats naar een Organisatorische eenheid die nog niet gekoppeld is.
In de instellingen van de AFAS-importer staat opgegeven welke organisatorische eenheid in AFAS gekoppeld moet worden aan welke COOL-omgeving. Als een gebruiker in AFAS gekoppeld wordt aan een organisatorische eenheid die nog niet gekoppeld is aan COOL, dan zal de gebruiker verwijderd worden. Neem contact op met de servicedesk van Cloudwise wanneer je een nieuwe organisatorische eenheid maakt in AFAS en geef aan bij de COOL-omgeving bij welke school deze organisatorische eenheid hoort.
De gebruiker heeft een functie gekregen die nog niet gekoppeld is.
Functies in AFAS zijn gekoppeld aan functiegroepen in COOL. Wanneer een AFAS-functie niet gekoppeld is aan een functiegroep in COOL, dan zal een gebruiker die deze functie krijgt verwijderd worden. Neem contact op met de servicedesk van Cloudwise wanneer je een nieuwe functie maakt in AFAS en geef aan bij de COOL-omgeving van welke school deze functie hoort en aan welke functiegroep de functie gekoppeld mag worden.
Wanneer een functie gekoppeld is maar er op een later moment geen persoon meer is die deze functie heeft, zal de functie ontkoppeld worden. Krijgt op een later moment een persoon deze functie wéér, dan zal deze opnieuw gekoppeld moeten worden. Neem hiervoor contact op met onze servicedesk.
Het dienstverband van de gebruiker in AFAS is niet op tijd verlengt.
In de praktijk is ook gebleken dat soms bij verlenging van een (tijdelijk) arbeidscontract, de dienstverbanden niet op tijd verlengd worden in AFAS, waardoor de gebruiker in COOL verwijderd wordt, totdat het dienstverband weer verlengd wordt. Hierdoor wordt de gebruiker soms ‘ineens' verwijderd, en komt dan 'ineens’ weer terug.
Wat gebeurt er als een medewerker in AFAS een nieuwe organisatorische eenheid krijgt toegewezen?
Als deze organisatorische eenheid voorafgaand het verplaatsen van de medewerker in AFAS niet in de AFAS importer wordt gekoppeld, dan zal het COOL-account worden verplaatst naar de verwijderde gebruikers. Herstellen vanuit verwijderde gebruikers werkt slechts 1 dag; na een nieuwe import zal het account opnieuw verwijderd worden.
Admin ziet dit namelijk als ‘de gebruiker komt niet meer voorin AFAS, dus wordt de gebruiker verwijderd.
Om dit te voorkomen moet je bij het maken van een nieuwe organisatorische eenheid in Afas deze door Cloudwise in de importer laten koppelen. Vervolgens kan de medewerker in Afas hiernaartoe worden verplaatst. Bij een volgende import zal dit account actief blijven.