Importuitzonderingen

In Basishub vind je onder Bovenschoolsbeheer het tabblad Importuitzonderingen. In dit tabblad kan een bovenschools ICT-coördinator voorkomen dat een MOO-gebruiker verwijderd wordt wanneer deze niet meer in Basispoort of een HR-importer voorkomt. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn met invalpool medewerkers of een interim-directeur die niet juist in het bronsysteem vermeld kan staan, maar wel met zijn of haar account moeten kunnen blijven werken. Hieronder lees je meer over deze functie.

Let op! Controleer met regelmaat deze lijst. Deze mooie functie kan ook nadelige gevolgen hebben. Door regelmatig deze lijst te controleren, voorkom je dat accounts langer actief blijven dan wenselijk.  

• Staan er geen medewerkers onnodig lang op deze lijst? 
• Heb je gecontroleerd of het gebruikersaccount definitief verwijderd moet worden, omdat de medewerker daadwerkelijk uit dienst is gegaan? 

Waarom een uitzonderingenlijst?

MOO Suite en gekoppelde doelsystemen leunen op informatie uit zogenaamde bronsystemen. Een bronsysteem kan zijn het LAS, Basispoort of HR-systeem. Per klant kunnen één of meerdere bronsystemen aan Basishub zijn gekoppeld. Het kan voorkomen dat de informatie in het bronsysteem niet overeenkomt met wat wenselijk is in de praktijk: een medewerker moet nog met zijn of haar account kunnen werken, waar volgens de informatie uit het bronsysteem het account inactief moet worden gemaakt omdat deze (tijdelijk) geen relatie met een groep of organisatie heeft. Je wil in dat geval een account kunnen beschermen tegen geautomatiseerde verwijdering. Als deze situatie bij jouw stichting voorkomt, komt deze functie bij uitstek van pas.  

Wees je er echter van bewust dat deze functie óók kan betekenen dat gebruikers langer toegang houden dan wenselijk. Zodra je deze uitzonderingenlijst inzet, moet je dus met regelmaat controleren of de juiste gebruikers op de lijst staan en of (als gevolg daarvan) je nog accounts handmatig moet verwijderen. 

Een gebruiker toevoegen aan de uitzonderingenlijst

• Open Basishub via het menu linksboven.
• Kies in het menu voor Bovenschoolsbeheer.
• Klik op het tabblad Importuitzonderingen.
• Klik op + Uitzondering toevoegen om een account toe te voegen aan de uitzonderingenlijst.
• Zoek het juiste account en selecteer deze.
• Voeg een reden ter referentie toe waarom het account van deze medewerker bewaard moet blijven in MOO Suite. Zo kun je zelf of je collega bovenschools ICT'ers altijd terugzien met welke reden deze medewerker op deze lijst is geplaatst.
• Klik op de knop Opslaan. De gebruiker is nu toegevoegd aan de uitzonderingenlijst. 

Eenmaal toegevoegd aan de uitzonderingenlijst, kan de reden van het plaatsen aangepast worden. Zo blijft je informatie altijd up-to-date. Dit doe je door op de naam van een persoon op de lijst te klikken. Ook kan de medewerker weer van de lijst verwijderd worden. Vanaf dat moment is het account niet meer beschermd tegen automatische verwijdering.

Wat gebeurt er tijdens de nachtelijke synchronisatie?

Iedere nacht vindt er een synchronisatie tussen de bronsystemen en Basishub plaats. Door deze synchronisatie wordt informatie in MOO Suite gelijkgetrokken met de informatie uit het bronsysteem. In deze actie, kan het voorkomen dat een gebruiker verwijderd wordt. Als een gebruiker eenmaal in de uitzonderingenlijst staat, wordt deze actie voorkomen. 

• Het account wordt niet verwijderd uit MOO Suite. De medewerker kan dus zonder problemen blijven inloggen in MOO en eventuele doelsystemen zoals Outlook, Apparaatbeheer en Teams. 
• Omdat de gebruiker op de uitzonderingenlijst staat, is MOO als het ware 'eigenaar' geworden van het gebruikersaccount. 
  • Moet er bijvoorbeeld een achternaam gewijzigd worden van dit account? Dan wijzig je dit in Basishub.
  • Moet een account uiteindelijk toch verwijderd worden? Dan doe je dat ook in Basishub. 
• Wordt een account voor de medewerker weer aangeboden vanuit het bronsysteem? Dan worden de accounts met elkaar gematcht. De werking is weer zoals voorheen: wijzigingen worden door het bronsysteem doorgegeven aan MOO Suite. De medewerker heeft het plekje op de uitzonderingenlijst behouden, en blijft beschermt tegen geautomatiseerde verwijdering.  

Wanneer verdwijnt een medewerker van de uitzonderingenlijst?

Dit is na de volgende handelingen:

• Wanneer je als bovenschools ICT-coördinator de medewerker van de uitzonderingenlijst haalt (via het prullenbakje), 
• Wanneer de gebruiker verwijderd wordt vanuit Basishub.

Wordt een gebruiker vanuit “Verwijderde gebruikers” weer teruggezet ('herstellen')? Dan staat de gebruiker dus niet meer in de uitzonderingenlijst.

Ik kan een gebruiker niet toevoegen aan de uitzonderingenlijst

De importuitzonderingenlijst beschermt accounts ertegen om door een bronsysteem uit MOO Suite verwijderd te worden. Heeft het account geen koppeling (meer) met een bronsysteem dan kan je deze niet op de uitzonderingenlijst plaatsen. Dit komt bijvoorbeeld voor wanneer het account al verwijderd is geweest door het bronsysteem en vervolgens handmatig hersteld is vanuit de verwijderde gebruikers in Basishub.